اولویت بندی و سازماندهی وظایف

آیا شما یا تیم خود را احساس نا امیدی به دلیل مقدار قریب به اتفاق از چیزهایی که باید انجام دهید؟ احتمالا ً وقت آن رسیده است که اولویت هایتان را تنظیم مجدد کنید. ممکن است بگویید «اما همه چیز در اولویت است!» این مشکل اصلی است. هنگامی که شما احساس می کنید همه چیز در اولویت است، شما سعی می کنید چند وظیفه ای و در نهایت گسترش خود را آنقدر نازک است که هیچ چیز انجام می شود، و یا حداقل به درستی انجام نمی شود.

اگر وقت استراحت داری چون خیلی سرت شلوغه واقعا باید اینکارو بکنی .

سازماندهی و اولویت بندی وظایف

نگاهی به یک لحظه برای استراحت و فکر می کنم به وضوح در مورد آنچه شما و / یا تیم خود را در تلاش برای به انجام رساندن. هنگام اولویت بندی کارها، به این فکر کنید که هدف اصلی شما چه چیزی است یا آنچه که امیدوارید نتیجه کار سخت شما خواهد بود. شما احتمالا پیدا خواهد کرد که پس از پاک کردن تمام افکار استرس زا خود را, تصویر روشن تر خواهد شد در مورد آنچه شما در واقع در تلاش برای به انجام رساندن, که به نوبه خود باعث می شود آن را آسان تر به اولویت بندی هر چیز دیگری.

 

با شناسایی اولویت های خود و سازماندهی پروژه ها یا وظایف خود بر این اساس، از هدر رفتن وقت در کارهایی که کمتر مهم هستند اجتناب خواهید کرد. همچنین به شما کمک خواهد کرد برای جلوگیری از کارهای تکراری به دلیل آنها به طور نادرست انجام شد و یا به دلیل دلیل وظیفه در طول فرایند تغییر کرد.

در اینجا برخی از راهنمایی برای کمک به تیم خود را در اولویت وظایف خود و گرفتن تیم خود را سازماندهی بنابراین شما در جاده به موفقیت بازگشت.

۱- از خود بپرسید «با  نرم افزار مدیریت کارها به کجا می خواهم بروم؟»
اولین پاسخ شما ممکن است "در تعطیلات" باشد و این ممکن است درست باشد، با این حال، این چیزی نیست که منظورم این است. بفهمید کجا میخوای با شرکتت بری . تمام پروژه ها و وظایفی را که تیمتان روی گرفتن شما کار می کند از کجا تصور می کنید؟

با ارزیابی اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود، شما قادر خواهید بود ببینید که آیا برخی از حجم کار فعلی خود را حتی ارزش قرار دادن زمان را به. همه ما در زمان در شعبده بازی یک دسته از پروژه ها به دام افتاده است چرا که ما احساس می کنیم ما "باید"، زمانی که واقعا، نتیجه تمام این پروژه ها حتی در جهت است که ما می خواهیم برای رفتن نیست. یا شاید همه آنها مرتبط هستند، اما برخی از آنها ناگهان در تصویر بزرگ کمتر مهم به نظر می رسد. شاید همه این چیزها مهم باشد اما واقعا لازم نیست در حال حاضر انجام شود.

یک لیست از تمام پروژه ها و یا "چیزهای بزرگ" شما و تیم خود را در حال کار بر روی، و کشف کردن آنچه اولویت خود را واقعا است. از اونجا، بقیه رو سفارش بده که چطور یجوری توی نقشه ی بزرگت جا میشن. احتمالا ً ترکیبی از آرامش و وضوح را احساس خواهید کرد که با هیجان و انگیزه جدید مخلوط شده است. این خوبه، به مرحله بعدی ادامه بده.

2. اشتراک گذاری با تیم شما
هنگامی که شما تا به حال لحظه ای از وضوح خود را، پر کردن تیم خود را در مورد برنامه های خود را. این برای شما یک معامله بزرگ است، شما فهمیدم که در آن شما می خواهید برای رفتن و شما می خواهید تیم خود را با شما می آیند!

الهام بخش و انگیزه تیم خود را با به اشتراک گذاشتن اهداف خود را با آنها.
توییت این

با هم به عنوان یک تیم کار کنید تا لیست اولویت های شما را در دست ب گیرید و تمام وظایف و افراد درگیر را سازماندهی کنید. شما می توانید این کار را در قالب لیست و یا دیوانه بر روی تخته سفید با برخی از نقشه برداری ذهن انجام دهد. iThoughtsHD یک برنامه سرد شما می توانید در حالی که طوفان فکری استفاده کنید.

3. ایجاد یک برنامه برای موفقیت
پس از همکاری با تیم خود برای اولویت بندی وظایف، یک طرح سازمان یافته ایجاد کنید. شناسایی که مسئول چه وظایفی، و اندازه گیری یک بازه زمانی از زمانی که آنها نیاز به انجام توسط به منظور رسیدن به هدف اصلی به موقع. این ها لازم نیست به اندازه یک نمودار گانت مفصل باشند، اما تمام تیم شما باید تصویر روشنی از آنچه باید انجام شود، کاری که مسئول آن هستند، و تا چه زمانی داشته باشند. این امر به هر فرد کمک می کند تا زمان خود را سازماندهی کند و کارها را به صورت روزانه در اولویت قرار دهد.

به هر حال ، همانطور که ما در حال حاضر ذکر نمودار Gantt ، ساز نمودار Gantt واقعا خوب است در ساخت کل تصویر روشن در مورد پروژه خود را.

در طول این فرایند، به اشتراک گذاشتن اطلاعات به عنوان یک تیم مهم است. نقشه را به صورت بصری در دفتر خود داشته باشد، یا از یک برنامه مدیریت پروژه مانند Daylite برای سازماندهی و به اشتراک گذاشتن وظایف خود به عنوان یک تیم استفاده کنید.

اگر شما با استفاده از Daylite، خطوط لوله یک راه عالی برای مدیریت این است. پروژه های متعددی را تنظیم کنید و هر پروژه را یک عدد یا نامه بر اساس اولویت اختصاص کنید. سپس از خطوط لوله برای شناسایی مراحل بزرگ و همچنین وظایف درون هر مرحله استفاده کنید. اختصاص نام به وظایف بنابراین مردم می دانند که آنها مسئول چه هستند، و تاریخ مقرر به طوری که آنها می دانند که چگونه به سازماندهی وظایف خود را.

4. اطمینان از آموزش مناسب
قبل از اینکه با طرح و اولویت های جدید خود شروع به جلو رفتن کنید، مطمئن شوید که همه مسئولیت های خود را به طور کامل درک می کنند و آموزش دیده اند تا کار را به درستی انجام دهند. آخرین چیزی که می خواهید این است که اواسط راه را از طریق این روند بفهمید که کسی نمی تواند مسئولیت های خود را تکمیل کند چون نمی داند چگونه است. این کار هر دیگری را بالا نگه می دارد که کل فرایند را کند می کند و باعث می شود همه به پراکنده شدن برگردند و نتونند اولویت بندی کنند.

فهرست وظیفه سازمان یافته را مرور کنید و مطمئن شوید که هر وظیفه (ها) خود را درک می کند و احساس اعتماد به نفس می کند که آنها می توانند آنها را در زمان کامل.

5. برنامه ریزی به طور منظم چک این
برای اطمینان از روند خود را در حال کار است، چک در با همه درگیر به طور منظم برای ارزیابی سرعت خود و هر گونه مسائل پیش بینی نشده است که می تواند در راه دستیابی به هدف خود را در زمان دریافت کنید. کشف کردن راه هایی برای تعادل حجم کار توسط وظیفه موعد مقرر و چه کسی مسئول است.

شما ممکن است پیدا کنید که در طول این فرایند، شما نیاز به شروع برخی از وظایف زودتر در به طوری که حجم کار به طور مساوی فاصله. به طور منظم مسئولیت های هر یک از اعضای تیم را شناسایی کنید و بر این اساس تنظیم کنید. این به معنای مدیریت خرد نیست. اجازه دهید تیم خود را به اولویت بندی روز خود را با آنچه بهترین کار می کند برای آنها، و نگه داشتن یکدیگر در حلقه در مورد جایی که هر در تحویل خود ایستاده است.

6. ارتباط
همیشه خطوط ارتباطی را با تیم خود باز نگه دارید. خارج از چک این برنامه ریزی شده خود را، مطمئن شوید که شما همیشه ترک درب باز برای تیم خود را به چت با شما. ابزاری مانند اسلک راه بسیار خوبی برای کار سریع با هم بر روی سوالات، موانع، و اولویت بندی مجدد است. همچنین می تواند به شما کمک کند که یکدیگر را در حلقه نگه دارید بدون نیاز به ارسال ایمیل دیگر و یا برنامه ریزی جلسه دیگر. 

با پیروی از این راهنمایی ها تیم شما باید درک روشنی از اینکه اولویت های واقعی آنها چه هستند، و آنچه را می توان در زمان بعد به دست آورد، داشته باشد. اگر پیدا کنید کار بیش از حد برای تکمیل وجود دارد، فرایند را دوباره شروع کنید و دوباره اولویت بندی کنید.

بهتره یه کار درست انجام بدی تا اینکه چند تا شغل نیمه کونی انجام بشه با اولویت بندی آنچه برای رسیدن به اهداف خود مهم تر است از هدر رفتن وقت در کارهای بی ربط اجتناب خواهید کرد و تیم شما احساس متحد تر شدن خواهد کرد. همتون با هم هستین

برای راهنمایی بیشتر در مورد سازماندهی یک تیم، نکات ما را برای همکاری در محل کار بخوانید.