چرا باید از تقویم شمسی در نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنم؟

تقویم ها ابزارهای مفیدی برای پیگیری سررسید جلسات ، مهلت ها، و نقاط عطف آینده هستند. آنها می توانند به شما کمک کنند تا برنامه خود را تجسم کنید و رویدادهای مهمی مانند تعطیلات و زمان تعطیلات را به شما یادآوری کنند.

بنابراین تعجبی ندارد که مردم اغلب ابزارهای تقویمی مختلفی برای انتخاب دارند، از جمله همه چیز از یک تقویم کاغذی روی دیوار اداری شان گرفته تا یک ابزار مدیر تقویم، مانند کالندلی.

مشکل اینجاست که مردم بیش از حد اغلب تقویم های متعدد را به یکباره مدیریت می کنند. هنگامی که این تقویم ها با کارهایی که انجام می دهید یکپارچه نمی شوند و با یکدیگر همگام می شوند، این امر می تواند منجر به سردرگمی توده ای، سردرد، و ضرب الاجل های از دست رفته شود. 

 

چرا شما باید یک تقویم نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید
اگر شما در حال حاضر مدیریت و به روز رسانی یک یا چند تقویم، شما ممکن است عملکرد تقویم یکی از ویژگی های مهم نرم افزار مدیریت پروژه در نظر بگیرند. با این حال، یک راه حل نرم افزاری مدیریت پروژه که شامل تقویم ها است، مزایای متعددی را ارائه می دهد که گزینه های تقویم دیگر این کار را نمی کنند.

به عنوان مثال، تقویم های سنتی برای برنامه ریزی روز خود را بزرگ هستند، اما وحشتناک برای برنامه ریزی، تجسم، و به اشتراک گذاری کار پروژه است.

در حالی که تقویم Google شما ممکن است مهلت آینده را به شما یادآوری کند، طراحی نشده است که به شما بگوید چه وظایفی برای پاسخگویی به مهلت مورد نیاز است، چه کسی روی آنها کار می کند، و وضعیت فعلی تکمیل آنها چه چیزی است. شما نیاز به خارج از جی میل (و یا ارسال یک درخواست ایمیل) برای پیدا کردن تمام آن اطلاعات بحرانی است.

تقویم های نرم افزاری مدیریت پروژه به شما کمک می کنند تا با پیوند مستقیم به پیشرفت پروژه و اطلاعات به این پرسش های زمینه ای پاسخ دهید.

در اینجا هفت توابع است که تقویم مدیریت پروژه ارائه می دهند که آنهایی که سنتی نیست:

• شما را قادر به پیگیری و برنامه ریزی کار بحرانی دستی. 
• به طور خودکار کار خاص برای پروژه ها، تیم ها، یا پوشه ها را ردیابی کنید.
• کد رنگ بر اساس وضعیت، کانال، مخاطبان، و بیشتر.
• اجازه دهید شما را به لایه تقویم برای دریافت تصویر بزرگ در سراسر پروژه های متعدد و یا پوشه ها. 
• اجازه دهید تقویم ها را بر اساس ماه، ربع، و/یا سال مشاهده کنید.
• شما را قادر به باز کردن وظایف پروژه به طور مستقیم از تقویم.
• به شما این امکان را می دهد که به راحتی به روز رسانی های تقویم زمان واقعی را با سایر ذینفعان به اشتراک بگذارید.

تقویم های نرم افزاری مدیریت پروژه به شما این امکان را می دهند که کارهای برنامه ریزی شده ای را که حاوی تمام اطلاعات، فایل ها و مکالمات مرتبط هستند، مشاهده کنید. این قابلیت به شما اجازه می دهد تا به راحتی پرش از تقویم حق را به کار بدون نیاز به حرکت را از طریق ابزار دیگر و یا برنامه های کاربردی.

به علاوه، داشتن تقویم مدیریت پروژه قابل اشتراک به شما اجازه می دهد تا وظایف و برنامه های پروژه را برای تیم ها و پروژه های متعدد در سراسر کسب و کار مشاهده کنید. این دید به شما کمک می کند تا درگیری های بالقوه را شناسایی کنید و کار را در سراسر افراد و تیم ها هماهنگ کنید.

تقویم های نرم افزاری مدیریت پروژه به شما این امکان را می دهند که اطلاعات به روز را به سرعت با ذینفعان داخلی و خارجی به اشتراک بگذارید. این قابلیت به این معنی است که مدیران اجرایی و مشتریان به راحتی می توانند به دید یک پرنده از برنامه پروژه شما و تاریخ های کلیدی آینده، همه در یک قالب ساده، بصری دسترسی داشته باشند.
 

چگونه تقویم های مدیریت پروژه کار می کنند
برخلاف تقویم های سنتی، تقویم های نرم افزاری مدیریت پروژه مستقیماً به پروژه ها و وظایف زمینه ای درون نرم افزار شما متصل می شوند. این بدان معنی است که تقویم به طور خودکار به روز رسانی به عنوان وظایف و برنامه تغییر.

به علاوه، این تقویم ها همگام سازی دو طرفه را ارائه می دهند. این بدان معنی است که اگر شما نیاز به تاخیر انداختن و یا برنامه ریزی مجدد یک کار، شما می توانید تغییر را درست در مشاهده تقویم خود را. تنها کاری که باید بکنید این است که وظیفه را به تاریخ جدید بکشید و رها کنید. نه تنها آن را به روز رسانی وظیفه، بلکه آن را نیز به طور خودکار تنظیم تمام وظایف وابسته است.

هر گونه وظیفه یا تغییرات پروژه فورا در هر دو برنامه پروژه و تقویم خود را در زمان واقعی منعکس شده است. که یعنی هیچوقت مجبور نیستی نگران داده های متناقض باشی و کل تیمت میتونن با تک تک منبع حقیقت عمل کنن

راه دیگری که تقویم های نرم افزاری مدیریت پروژه به شما این امکان را می دهد که یک منبع حقیقت را حفظ کنید، حمایت از ایجاد تقویم های فردی بدون تکثیر داده ها است. به عنوان مثال، شما می توانید تقویم های جداگانه ای برای انواع دیدگاه های مختلف مانند ایجاد کنید:

• پروژه ها، تیم ها، یا بخش های مختلف
• فازهای پروژه جداگانه
• کار توسط مخاطبان هدف
• کار بر اساس کانال
• وضعیت گردش کار مختلف

هر تقویم ایجاد شده هنوز هم کشیدن از همان منبع داده، بنابراین هر گونه تغییر در پروژه هنوز هم فورا در تمام تقویم منعکس خواهد شد.

این قابلیت به شما اجازه می دهد تا نماهای تقویم را ساده کنید تا میزان داده ها طاقت فرسا نشند و هیچ چیز از دست ن رود. به علاوه، شما می توانید تقویم های جداگانه را با هم بکشید تا تصویر بزرگ را ببینید. 

کلاسیک در مقابل تقویم های هوشمند

دو نوع تقویم نرم افزاری مدیریت پروژه وجود دارد:

1. تقویم های کلاسیک
2. تقویم های هوشمند

تقویم های کلاسیک به صورت دستی توسط شما یا تیم شما ایجاد می شوند. آنها ارائه یک راه حل انعطاف پذیر است که اجازه می دهد تا شما را به نمایش تنها وظایف است که شما به صورت جداگانه انتخاب شده است.

تقویم های کلاسیک مفید هستند اگر شما بسیاری از وظایف گسترش در سراسر پروژه های متعدد و شما فقط مایل به نظارت بر مهم ترین و یا آنهایی که با اولویت بالا. به همین ترتیب ، اعضای تیم می توانند انتخاب کنید برای ایجاد تقویم کلاسیک خود را به طوری که آنها می توانند تنها آرایه باریکی از وظایف مدیریت ، مانند وظایف خود و آنهایی که به طور مستقیم قبل از خود را. 

تقویم های هوشمند به طور خودکار نماهای تقویمی ایجاد می کنند که تمام وظایف درون یک پروژه یا پوشه خاص را نمایش می دهند. شما همچنین می توانید از فیلترها برای ایجاد تقویم های هوشمند استفاده کنید که فقط معیارهای مشخصی را برآورده می کنند. به عنوان مثال، اگر یک عضو تیم فقط بخواهد وظایفی را که به آنها اختصاص داده می شود، ببیند. 

تقویم های هوشمند مفید هستند اگر وظایف شما می خواهید برای نظارت بر همه در داخل یک پروژه یا پوشه هستند، و اگر شما به راحتی می توانید برای وظایف شما مایل به پیگیری فیلتر. بزرگترین سود تقویم های هوشمند این است که آنها را می توان تنها با چند کلیک ایجاد کرد و می تواند به روز رسانی به عنوان پروژه تغییر می کند.

به عنوان مثال، اگر یک کار جدید به پروژه شما اضافه شود، یک تقویم هوشمند می تواند آن را به صفحه نمایش شما بکشد (با فرض اینکه معیارهای فیلتر را داشته باشد.) در حالی که با یک تقویم دستی، شما باید بروید و دستی اضافه کردن که وظیفه جدید به تقویم خود را. این امر خطر نادیده گرفتن وظایف جدید را افزایش می دهد.

ادغام تقویم
در حالی که تقویم مدیریت پروژه ارائه می دهد بسیاری از قابلیت های اضافی و مزایای, شما هنوز هم ممکن است مایل به استفاده از ابزار تقویم فعلی خود را. به خصوص اگر شما همچنین در حال ردیابی رویدادهای غیر مربوط به پروژه، جلسات، و مهلت.

به همین دلیل، انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه که قادر به یکپارچه سازی با برنامه های تقویم محبوب مانند تقویم گوگل، چشم انداز، و تقویم اپل است، مهم است. این ادغام به شما این امکان را می دهد که تقویم خود را بدون نیاز به مدیریت و به روز رسانی دو ابزار جداگانه حفظ کنید.

 

به خاطر داشته باشید که تقویم های سنتی برای رسیدگی به تمام جزئیات در یک تقویم نرم افزاری مدیریت پروژه طراحی نشده اند. بنابراین شما باید به دنبال یک راه حل است که اجازه می دهد تا شما را انتخاب کنید که چه سطح از جزئیات بیش از تقویم سنتی خود را منتشر شده است. به عنوان مثال، در تقویم Google خود، شما فقط ممکن است بخواهید تاریخ های مقرر را ببینید یا ممکن است بخواهید زیر وظیفه ها را کنار گذاری کنید.