نرم‌افزار مدیریت تماس چگونه به بهره‌وری سازمان کمک می‌کند؟

نرم‌افزار تماس تلفنی که گاهی به آن نرم‌افزار سانترال هم می‌گویند، حالا دیگر رفته‌رفته به بخش جدایی‌ناپذیری از کسب‌وکارها تبدیل می‌شود. واقعیت این است که هر چقدر هم بخواهیم در گفتار و نوشتار، روی میزان اهمیت کیفیت ارائه خدمات به مشتریان تأکید کنیم، باز هم حق مطلب را ادا نکرده‌ایم.
تماس‌های تلفنی، معمولاً خط مقدم ارتباط و تعامل شرکت با مشتریان هستند و به همین دلیل، رقم زدن تجربه‌ای خوشایند برای مشتریان و مدیریت بهینه این تماس‌ها، نقش پررنگی در کیفیت ارائه خدمات به آن‌ها ایفا می‌کند. اینجاست که ضرورت استفاده از یک نرم‌افزار تماس تلفنی مطرح می‌شود.

نرم‌افزار تماس تلفنی یا نرم افزار گزارش و مدیریت سانترال چیست؟
نرم‌افزار تماس تلفنی، ابزاری برای ردیابی و مدیریت دقیق فرایندهای ارتباطی روزانه با مشتریان سازمان از طریق مجاری مختلف بالأخص تماس‌های تلفنی و SMS است. با استفاده از این نرم‌افزار، سازمان می‌تواند اطلاعات هر یک از تماس‌های ورودی را در یک پایگاه داده، ذخیره کند و به‌این‌ترتیب، با ایجاد پرونده‌های اختصاصی برای هر یک از مشتریان، ارتباط با آن‌ها را در دفعات بعدی، بهتر و سازمان‌یافته‌تر مدیریت نماید. امروز بسیاری از کسب‌وکارها، صرف‌نظر از اندازه سازمان یا مقیاس فعالیت، مرکز تماسشان را به این دسته از نرم‌افزارها مجهز می‌کنند تا حین ارتباط اپراتورها با مشتریان، هیچ نکته‌ مهمی از قلم نیفتد.

مزایای نرم‌افزار تماس تلفنی برای سازمان‌ها
نصب یک نرم‌افزار تماس تلفنی به‌واسطه مزایای مختلفی که دارد، بهره‌وری کلی سازمان را افزایش می‌دهد. اگر کسب‌وکار شما نیز تماس‌های تلفنی زیادی دارد، باید برای مدیریت مناسب این تماس‌ها، چاره‌ای بیندیشید و نرم‌افزار کنترل تماس تلفنی، همان ابزاری است که برای این منظور به آن نیاز دارید. برخی از مهم‌ترین مزایایی که این نرم‌افزارها به سازمان‌ها ارائه می‌دهند عبارت‌اند از:

1. کاهش چشمگیر تماس‌های تلفنی ازدست‌رفته
ازآنجاکه یکی از وظایف اصلی نرم‌افزار ثبت تماس تلفنی، جمع‌آوری منظم داده‌های مربوط به تماس‌هاست، شرکت‌ها می‌توانند با خرید و فعال‌سازی این نرم‌افزار، تعداد تماس‌های بدون پاسخ یا ازدست‌رفته را به شکل معناداری کاهش دهند. این نرم‌افزارها امکان ردیابی و مانیتورینگ تماس‌ها را برای سازمان مقدور می‌سازند و این امر، پاسخگویی سریع و رسیدگی مناسب به تماس‌ها را تضمین می‌کند.

2. مدیریت بهتر کارکنان و مشتریان
به‌واسطه جمع‌آوری مجموعه‌ای منسجم از داده‌ها، اطلاعات و آمارهای مفید توسط نرم‌افزار تماس تلفنی، سازمان می‌تواند ساعات اوج تماس‌های دریافتی و همین‌طور ساعاتی را که مشتریان کمتری با شرکت تماس می‌گیرند، شناسایی کند. این شناسایی به سازمان‌ها بالأخص آن‌هایی که تعداد کارکنان بیشتری دارند، کمک می‌کند تا بتوانند علاوه بر مدیریت بهتر تماس‌های تلفنی، استفاده بهینه‌ای از نیروی کار داشته باشند. این امر دو نتیجه مهم در پی دارد:

• مشتریان در ساعات اوج تماس، زمان زیادی را پشت خط تلفن منتظر نمی‌مانند
• در ساعات خلوت که تعداد تماس‌ها اندک است، ظرفیت و توانایی نیروی کار، بلااستفاده نمی‌ماند

ضمناً به‌واسطه شناسایی بازه‌های زمانی کم‌ترافیک، می‌توان از حضور تعداد زیادی از کارکنان در محیط کار نیز جلوگیری کرد و این بعضاً موجب صرفه‌جویی قابل‌توجهی در اضافه پرداخت‌های غیرضروری یک شرکت می‌شود.

3. بهبود کیفیت ارائه خدمات به مشتریان
رصد و مسیریابی تماس‌ها در نرم‌افزار تماس تلفنی، این امکان را فراهم می‌سازد که بتوان با سرعت بیشتری، مشتری را متناسب با سؤال یا مشکلی که دارد، به کارکنان یا همان کارشناسانی که صلاحیت لازم برای حل مسئله را دارند، متصل کرد. هر کارشناس به لطف بانک اطلاعاتی جامعی که این نرم‌افزارها ایجاد می‌کنند، می‌تواند به‌واسطه دسترسی سریع به تماس‌های قبلی مشتری با سازمان و مرور این سوابق، او را بهتر راهنمایی کرده و با تسریع فرایند پاسخگویی، تجربه‌ای مثبت را برای مشتری رقم بزند.

4. بهبود مدیریت عملکرد
یکی دیگر از قابلیت‌های نرم‌افزار تماس تلفنی، ضبط تماس‌های ورودی است. حالا مدیران می‌توانند به‌واسطه دسترسی به این تماس‌ها و هر آنچه در جریان مکالمه کارشناسان با مشتریان رخ داده، کیفیت عملکرد کارشناسان در پاسخگویی به مشتریان را مورد ارزیابی قرار دهند و اگر لازم بود، از طریق آموزش بیشتر یا ارائه بازخوردهای تکمیلی، این عملکرد را بهبود دهند.

با نرم‌افزار تماس پرداز اوج، یک صعود تجاری بی‌نظیر را تجربه کنید!
نرم‌افزار مدیریت تماس اوج که محصولی از شرکت داده‌پردازی آموت است، با پیش‌بینی دقیق نیازهای کسب‌وکار شما، یک پکیج استثنایی را برای مدیریت و مانیتورینگ تماس‌ها و روابط با مشتری به بازار عرضه کرده که حقیقتاً فراتر از یک بسته نرم‌افزاری عمل می‌کند. این نرم‌افزار در عین جامعیت و برخورداری از قابلیت‌های کاربردی متنوع، رابط کاربری جذابی هم دارد که تعامل با آن بسیار ساده است. قیمت مناسب این محصول در کنار قابلیت‌های کاربردی کم‌نظیری که دارد، جذابیت و ارزش خرید آن را دوچندان می‌کند.

نرم‌افزار تماس یا همان تماس پرداز اوج، در ارتباط با نوع (داخلی یا خارجی بودن)، وضعیت، تراکم، مدت و اساساً هر مشخصه دیگری که به تماس‌های ورودی سازمان مربوط باشد، بینش جامعی برایتان ایجاد می‌کند تا بتوانید با حضوری مطلوب در خط مقدم تعامل با مشتریان، کیفیت و شایستگی‌هایتان را به آن‌ها ثابت کنید.